Los problemas más comunes cuando no hay control documental en las organizaciones pueden en muchos casos generar pago de intereses y demoras.
A continuación, le enumeramos los problemas más comunes cuando no hay control en su documentación:
- Deficiente acceso a la información.
- Eliminación de documentos
- Imprimir todos los documentos
- Almacenar documentos en la nube sin control
- Disminución de la capacidad analítica.
- Perdida de tiempo en búsqueda de documentos
- Ocupación de espacios físicos y virtuales
- Administración de la gestión por una persona sin formación
- Desconocimiento de la normatividad
- El no uso de las nuevas tecnologías
¿Qué hacer para evitar estos problemas?
1. Implementar una plataforma de gestión documental
Implementar un sistema que responda a las necesidades y características de cada organización.
2. Centralización de la información
Centralizar la información permitirá tener un acceso seguro y confiable, evitará la duplicidad de documentos
3. Hacer buen uso de los datos.
Una forma de estructura y optimizar la información documental es el uso de datos, ya que es una manera eficiente de describir el contenido de los archivos y agilizar su localización.
4. Establecer autorizaciones de acceso.
Debe haber un control para garantizar que la gestión documental sea eficaz. Todos los documentos han de ser de fácil acceso a usuarios. Hay documentos que son de solo consulta y otros que pueden ser editados por el personal correspondiente. Realizar este tipo de autorizaciones evitará la pérdida o modificación de documentos sin la debida autorización.
5. Promover flujos de trabajo.
Usuarios de las distintas áreas de la empresa pueden trabajar simultáneamente en la creación de documentos y aprobaciones. De esta manera todos colaborarán con la gestión correcta de la información.
6.Control documental.
Para ello, los empleados se apoyarán en el control de documentos y actualizaciones de estos. Pueden apoyarse también en alertas que los notifiquen y que guarden el historial de versiones anteriores y revisiones.
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