No hay dudas de que un entorno empresarial en donde predomina el inadecuado manejo de los documentos y la desorganización, termina afectando directamente en la eficiencia y atención personalizada que demandan los clientes en la actualidad.
Ante este desafío, la digitalización inteligente de documentos busca darle un adiós definitivo al papel, capturando, almacenando e indexando datos y documentos para disponerlos en flujos automatizados que eliminen o al menos disminuyan los procesos manuales que tanto tiempo le toman a los colaboradores.
¿Quiere saber todos los beneficios que la digitalización inteligente puede sumar a sus tareas de oficina? Lo invitamos a leer.
Reducir costos = Aumentar la productividad
Una plataforma integral de gestión documental digital elimina gastos de archivado, envío y almacenamiento de documentos (esto sin sumar el costo del papel e impresiones) que todo el proceso manual conllevaba, sobretodo en áreas que requieren constantes flujos de aprobaciones como:
Así, todos los documentos pasan a un repositorio digital central que indexa los datos y almacena los archivos, facilitando futuras búsquedas de documentos.
Procesamiento de la información, sin importar su formato
Tanto el contenido estructurado, semi-estructurado y no estructurado de facturas, órdenes de compra, remitos, contratos e inclusive de los registros de sus empleados, pueden ser reconocidos, extraídos, validados e indexados, para garantizar su seguimiento, control o recuperación cada vez que sea necesario.
Flujos de trabajo ¡Completamente automatizados!
Luego de que la información es capturada, pasa a un sistema de flujos de trabajo pre configurados según las necesidades específicas de la empresa y completamente automatizado, que traerá eficacia y agilidad al manejo documental.
¿Qué se puede lograr?
- Garantizar procesos rápidos de aprobación a través de circuitos efectivos y con mínimas posibilidades de error.
- Controlar el vencimiento de los documentos (por ejemplo de contratos), cuando sea necesario.
- Capturar facturas (bien sean impresas o digitales), indexar sus datos y entregarlos a otros sistemas empresariales como ERP, guardando las imágenes y sin necesidad de efectuar todo el procedimiento de forma manual.
- Automatizar el proceso de ingreso de nuevos empleados (incluyendo el ingreso de datos en el legajo y el envío de formularios a los departamentos correspondientes para su aprobación).
- Establecer reglas de cumplimiento que permitan controlar de qué forma se almacena la información, quién puede o no acceder a ella y los circuitos que seguirá para garantizar mayor seguridad de los datos.
Netcontent: Garantía de innovación y optimización en la gestión documental digital
Una plataforma de gestión documental con potencial ilimitado: Así definimos a Netcontent, ya que reúne todas las características que hemos mencionado en esta nota.
Esta herramienta es garantía de un trabajo óptimo y eficiente en la captura inteligente de información, disponibilidad de los datos en el gestor documental, automatización de workflows de aprobaciones para eliminar el papel de la oficina y validación de actualización y carga de documentos, sin necesidad de revisiones manuales.
Netcontent además cuenta con el motor más potente de captura de contenido de la industria, ABBYY, e incluye funcionalidades como Point&Click que permite capturar digitalmente información no estructurada de documentos físicos, con solo hacer un click…. Sin mayor complejidad.
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