Un proceso de gestión de facturas completamente automatizado es garantía de productividad, eficiencia y crecimiento empresarial, pues la acumulación de papeles sobre escritorios y el ingreso manual de los datos termina siendo un obstáculo para la atención ágil de los clientes, el pago a tiempo a los proveedores y otras tareas que deberían fluir rápidamente y sin dar cabida a ningún error.
La gestión documental inteligente pone orden en el asunto y ayuda a cumplir eficientemente estas tareas. Conozca todos los beneficios de contar con una plataforma digital que se encarga de sus facturas, extrae los datos de ella y los almacena -junto a la imagen digitalizada- de forma completamente segura e indexada para mayor control, tranquilidad y facilidad de búsquedas. Le invitamos a leer.
Si hay caos, es momento de actuar… ¿Reconoce estas situaciones?
Oficinas con facturas acumuladas, multas por retrasos en pagos, pérdida de beneficios por pronto-pago y documentos contables importantes que están totalmente desorganizados. En este contexto seguramente todo termina mal: Más dinero en gastos que afectan el presupuesto debido a las ineficiencias, más retrasos en la atención a clientes o incluso peor, demoras ante requerimientos de entidades regulatorias, colaboradores bajo estrés y un ambiente poco productivo que impacta negativamente en la competitividad.
Además, cuando no hay orden las auditorías son todo un dolor de cabeza. Los documentos no se encuentran fácilmente y perder tiempo resulta inevitable. Finalmente, el caos también es sinónimo de vulnerabilidad en términos de seguridad de la información. Facturas y demás archivos que pueden caer en manos equivocadas o en usuarios no autorizados para su rechazo o aprobación.
¿Cómo soluciona la gestión documental digital estas situaciones cotidianas?
La digitalización de facturas o demás documentos contables y su almacenamiento indexado, sumado a la inteligencia de contenido, permite automatizar todo el flujo de aprobaciones y pagos a proveedores, garantizando muchos beneficios:
- Un mayor control en los pagos e inmediatez en el flujo de autorizaciones, que puede resultar en descuentos por pagos adelantados, mejores precios y mejor reputación.
- La inteligencia de contenido en la gestión digital permite además la creación de circuitos de aprobación automáticos que extraen los datos de los documentos y además de exportarlos al ERP (como SAP, Oracle o Tango), los indexa a la imagen o PDF: así deja de circular el papel y se hace más fácil realizar búsquedas.
- Las facturas digitalizadas se enrutan automáticamente a los tomadores de decisión que correspondan y se pueden enviar mensajes predefinidos a los proveedores, tomando los datos de la factura en cuestión.
- Esto además facilita las auditorías contables al ubicar fácilmente cada documento e información clave cada vez que sea necesario: La inteligencia de contenido permite que la información digitalizada en una imagen sea reconocible por el buscador.
- Mayor seguridad, sin duda, al permitir permisos de usuario para diferentes perfiles.
- Y la garantía de procesar mayor cantidad de información sin requerir contratar a nuevo personal para cumplir tareas rutinarias, entre muchos otros.
Automatización de 360º con NetContent
Solo basta con que el tercero cargue la factura dentro del portal de proveedores y NetContent empieza a trabajar:
- La Inteligencia de contenido de ABBYY la lee, sin importar si el contenido es estructurado o no.
- Posteriormente dispone la información en una tabla y la indexa en el software de planificación utilizado en la empresa (Sap, Oracle, entre otros…). Cabe anotar que también guarda e indexa la imagen misma.
- El paso siguiente es conectar con la base de datos (utilizando la Inteligencia de Contenido de ABBYY) y ubicar el mail del proveedor para informarle que ha sido recibida la factura. Allí se incluye: El número, el importe y el mensaje que indica cuándo será pagada.
¡De esto se trata un verdadero proceso de digitalización y automatización 360º de pago a proveedores!
NetContent es una plataforma sencilla de operar, muy visual e intuitiva, que incluye además dashboards con métricas y tableros para facilitar el seguimiento de sus procesos: facturas o documentos por aprobar, ya aprobadas o rechazadas: ¡Todo en un solo lugar!
Esta herramienta significa un adiós definitivo a los documentos en papel, ya que no solamente automatiza los flujos de trabajo, sino que además permite guardar cada archivo de manera electrónica e indexada en un ámbito completamente ordenado y seguro, que facilita futuras búsquedas y permite llevar un mayor control.
¿Quiere experimentar todos los beneficios de una gestión documental digital y automatizada? ¡Contáctenos! Podemos llevar el trabajo de su empresa a un siguiente nivel.