La continuidad de una organización se basa en la forma de organizar y controlar de manera correcta sus documentos. Cuando esto no sucede pueden presentarse inconveniente que muchas veces son difíciles de solucionar. Descubre aquí cuáles son las consecuencias que genera una mala gestión documental.
¿Qué sucede cuándo la gestión de los documentos es inadecuada?
- Dificultad para tener acceso a los datos en el momento que se necesitan: Este riesgo se corre cuando no existe una correcta organización de la información que se genera dentro de la empresa.
- Se multiplican las tareas: Consiste en la repetición de los procesos productivos, lo que a su vez genera que no se logren las metas corporativas.
- Inconvenientes en los trabajos virtuales: Por razones de seguridad, en la actualidad la tecnología se ha convertido en una de las herramientas que contribuye al cumplimiento de actividades de manera online, pero si no existe un buen procesamiento de los datos es imposible hacerlas.
- Comunicación poco asertiva: Una mala gestión documental se originan fallas comunicacionales entre las personas que conforman las diferentes áreas de una empresa.
- Análisis ineficiente: Si no existen documentos para evaluar el funcionamiento de una organización se corre el riesgo de perder la capacidad analítica para proponer acciones que conduzcan a resultados positivos.
- Inseguridad: Uno de los peligros más latentes que se percibe cuando no se acatan los principios para archivar, es la falta de protección de los datos y el poco acceso a los mismos.
- Procesos demasiados extensos: La inadecuada gestión de los archivos, puede producir un retardo en las actividades que se realizan dentro de la organización. En el caso de las empresas que prestan servicios públicos se genera una ineficaz atención a los usuarios.
- Complicaciones de espacio: Gestionar la documentación, implica el procesamiento y organización de los papeles para una mejor manipulación, ya que, si se acumulan de manera inadecuada, ocuparán más espacios y restarán funcionalidad a la organización.
- Pérdida de información: El extravío de los datos es un fenómeno que se produce en las organizaciones que no poseen un Sistema de Gestión Documental, provocando un colapso al momento de buscarlos.
- Escaso control de los procesos empresariales: El eficaz funcionamiento de una empresa depende de la utilización de la información para controlar, evaluar y redireccionar todo lo que acontece en esta.
Tomar la decisión de organizar adecuadamente los documentos, es fundamental para evitar los riesgos de pérdidas de datos y de tiempo que tanto daño hacen a las empresas. Muchas organizaciones ya han obtenido significativos ahorros en sus resultados gracias a la transformación de sus procesos tradicionales manuales y basados en papel, en procesos digitales más convenientes y basados en flujos documentales electrónicos. La reducción, o lo que es mejor, la eliminación del uso del papel, proporciona a su negocio muchos beneficios clave.
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