La gestión de las facturas de proveedores, también conocida en los departamentos de Contabilidad como las Cuentas a Pagar, se ha convertido en un área que puede marcar la diferencia en la cuenta de resultados de una organización. Si años atrás ya se percibía cómo las empresas estaban apostando por una digitalización de este proceso, tras los efectos de la pandemia, se ha intensificado.
Por qué automatizar la gestión de facturas de proveedores
Cuando se emprende una estrategia de gestión automatizada de las Cuentas a Pagar, los beneficios de la misma no tardan en notarse:
- Control de facturas y trazabilidad: El flujo de facturas automatizadas no solo evita que se extravíen documentos o se produzcan duplicados, sino que permite que se cumplan los pagos en los plazos establecidos, saltando automáticamente alarmas antes de que se pueda producir una penalización por un retraso. Este aumento del control interno de las facturas también permite una mejor clasificación de la información, simplificando su compartición cuando sea necesaria.
- Reducir los errores de documentos: La mayor parte de los errores de gestión tienen su causa en la intervención manual, cuya eficacia a veces se ve menguada por la carga de trabajo de este tipo de tareas repetitivas. Mediante la automatización de la gestión de las facturas se reduce drásticamente esta tasa de errores –hasta en un 99%–, al tiempo que se refleja todo el histórico del trámite, simplificando la realización de cualquier auditoría.
- Mayor rapidez en la gestión de las facturas. Hablar de una gestión de las facturas de proveedores más rápida y eficaz es hablar de una mejora drástica en el departamento de Finanzas. La automatización puede llegar a reducir el tiempo de gestión de las facturas hasta en cinco días, favoreciendo de este modo el flujo de dinero en caja.
- Mejor planificación de presupuestos. Tal y como se avanzaba en el punto anterior, gracias a la automatización del proceso de facturación el área de Finanzas cuenta con más herramientas para gestionar y planificar sus presupuestos. La visión que se obtiene de los gastos es de 360º, con un dibujo completo de todo el ciclo de vida de las Cuentas a Pagar, favoreciendo una mejor analítica y una toma de decisiones basadas en datos que permite una mejor negociación con los proveedores. En esencia, se favorece una relación mucho más estratégica con estos.
- Reducción en el uso de papel. Entramos de pleno en la era del paperless, es decir, de una reducción significativa del uso del papel, con lo que ello conlleva en términos de costes asociados y de protección al medio ambiente. El hecho de disponer de la gestión automatizada de las Cuentas a Pagar ha sido de extraordinaria utilidad durante la pandemia, en la que hubo meses de confinamiento en los que únicamente era posible el teletrabajo, accediendo a las facturas desde cualquier lugar y dispositivo.
- Cumplimiento de la normativa. La actividad de muchas empresas está regulada de manera muy exhaustiva, con plazos y condicionantes muy marcados. Disponer del flujo de facturas a proveedores automatizados facilita el cumplimiento de esta normativa, fijándolo en las reglas de negocio sobre las que se levanta la automatización.
- Reducción de los costes y generación de valor. La reducción de los plazos de pago y una mejor situación de partida para negociar precios con proveedores, la eliminación de las penalizaciones por impagos o retrasos, el menor consumo de papel. Son beneficios que apuntan directamente a las cuentas de la empresa, permitiendo disfrutar de importantes ahorros de costes. Por si esto no fuera poco, descargar a las plantillas de estas tediosas tareas, al tiempo que mejora la experiencia del empleado también le abre la puerta a ocuparse de tareas que aportan mayor valor añadido a la organización.
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Con esta herramienta, no solo el departamento de Cuentas a Pagar sino toda su organización podrá decir adiós a los grandes volúmenes de legajos en papel que significaban caos y desorden. Todo pasará al formato digital para que sus colaboradores puedan contar de inmediato con la información que necesitan, sin tener que acceder a un archivo y buscar en cientos de carpetas. Todo con los máximos niveles de seguridad y con mínimas posibilidades de error al eliminar la carga manual de data.
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